Důvěřuj, ale prověřuj: jak iniciovat spolehlivé obchodní postupy s účastí přepravců

Ostatní | 04. 05. 2018

Logistika dopravy představuje podnikání, jehož úspěch ze sta procent závisí na důsledném dodržování všech ukazatelů KPI a požadavků zákazníka. Objeví-li se však potřeba využít externí vozový park, vždy vytane otázka: jak vybrat důvěryhodného přepravce a doručit náklad bezpečně a včas?

Tato otázka se stává obzvlášť důležitá, když se díváme na tak zvanou „černou listinu” přepravců: zrušení nakládky, krádež a poškození zboží, neetické chování řidičů. V soupisu stížností adresovaných přepravcům lze pokračovat donekonečna. Otázka však zní vždy stejně: jak nenarazit na podvodníky a zaručit zákazníkovi vysokou kvalitu přepravy. O procesu výběru přepravců jsme hovořili s experty z mezinárodní dopravně-logistické skupiny AsstrA-AssociatedTrafficAG.

Jak se stát potenciálním partnerem AsstrA?

Vladimir Efremov, Zástupce COO pro SRM v АsstrA Management:

Existují dvě možnosti získávání nových dodavatelů. První – když nám přepravce sám navrhne spolupráci tak, že vyplní příslušný formulář na internetových stránkách nebo kontaktuje jednu z kanceláří AsstrA. Mnoho kontaktů navazujeme na odborných veletrzích, jako je TransRussia nebo BreakBulkEurope. Druhou variantu představuje situace, kdy chybí vozový park na některých trasách nebo na nových směrech a naši speditéři sami hledají další možnosti. V tomto případě zpracovává prodejní oddělení informace o dodavatelích na základě požadavků a samostatně nebo ve spolupráci s provozními jednotkami vypracovává seznamy, posléze kontaktuje přímo přepravce a nabízí jim spolupráci.

Jaké jsou minimální požadavky na dodavatele kladené v první fázi?

Vladimir Efremov:

Každá dopravně-logistická firma nabízející produkty a služby za adekvátní ceny a na příslušné úrovni se může stát dodavatelem AsstrA. Provádíme výběr nejlepších nabídek z hlediska poměru ceny ke kvalitě. Je vyžadována minimálně dostupnost příslušného vozového parku nebo adekvátní úroveň služeb. Následně kontrolujeme shodnost, ověřujeme údaje a potencionální přepravce se stává reálným dodavatelem AsstrA.

Michał Młynarski, plnící povinnosti vedoucího oddělení SRM:

V praxi vše záleží na konkrétní dopravě a požadavcích daného zákazníka. Především je nutné vědět, zda můžeme pracovat se spedicí, nebo jsme povinni zajistit výhradně vlastní vozidla. A také jaké je maximální stáří a stav vozového parku, dostupnost povolení od přepravce a tak dál. Naše základní standardy přitom zahrnují: vozidla splňující emisní normy Euro-5 a Euro-6, dále aktuální pojistné smlouvy odpovědnosti za škodu přepravce. Už dva z uvedených požadavků umožňují v počáteční fázi vytipovat dostatečně velký počet potenciálních přepravců.

Jakým kontrolám je podrobován přepravce v počáteční fázi?

Michał Młynarski:

Kontrola přepravce začíná v našem oddělení SRM (Suppliers Relationship Management Division). Specialisté AsstrA kontrolují registrační dokumenty přepravce, licence a pojištění odpovědnosti za škodu. V této fázi je kontrolována skutečná schopnost přepravce přepravu realizovat. Prověřujeme, zda má dodatečné možnosti pojištění přepravy konkrétních skupin zboží na určitých trasách. Následně přecházíme ke kontrole důvěryhodnosti přepravce: prověřujeme jeho kontaktní údaje, srovnáváme telefonní čísla a e-mailové adresy patřící konkrétním osobám s údaji, které se nacházejí v databázích, v dokumentaci, na dopravních burzách a ve všeobecně dostupných informačních zdrojích. Žádáme reference a ověřujeme jejich pravdivost.

Takto provádíme všechny možné kontroly, abychom se ujistili, že nás kontaktoval skutečný přepravce a nikoli podvodník.

Existují omezení pro nové přepravce z hlediska počtu objednávek nebo tras?

Vladimir Efremov:

Nevyužíváme nové dopravně-logistické firmy pro dopravu na objednávku našich klíčových zákazníků a také pro přepravu vysoce obchodovatelného a drahého zboží. Novým firmám zadáváme jednoduché standardní dopravní objednávky. Na začátku spolupráce se musíme ujistit ohledně úrovně kvality a spolehlivosti takových dopravců, abychom následně zahájili spolupráci. Fungují určitá omezení ohledně využívání nově angažovaných firem, která si kladou za cíl zlepšení bezpečnosti a vyváženého rozvoje firmy. Směřujeme k tomu, aby využívání jednoho dodavatele nepřekračovalo30% podíl vzhledem k zákazníkům a 15% ktrade-lane.

Jak je zákazníkovi zaručena bezpečnost z právního hlediska?

Vladimir Efremov:

Odpovědnost přepravce za takové činnosti, jako zrušení nakládky, poškození vozidla atd. je stanovena ve smlouvách o spolupráci s přepravcem a v obecných pracovních podmínkách AsstrA s dodavateli. Po ukončení dopravy provádíme povinnou kontrolu kvality přepravy a hodnotíme možnosti další spolupráce s daným dodavatelem, přičemž bereme zřetel na vysoké procento prodlení v přepravě.

Po jaké době může být dodavatel uznán společností AsstrA za důvěryhodného? Po uplynutí roku, dvou nebo tří let?

Michał Młynarski:

V naší firmě jsme zavedli systém hodnocení. Evaluace přepravce je prováděna na základě řady parametrů, jako je: množství objednávek, obrat s ohledem na spolupráci s daným dodavatelem, velikost dopravního vozového parku, procento nesrovnalostí (zpoždění) atd. Čím vyšší hodnocení, tím důvěryhodnější pro nás dodavatel je.

Existuje ve skupině AsstrA černá listina přepravců?

Michał Młynarski:

Ano, máme svoji černou listinu přepravců. Firmy se na ni obvykle dostanou ze dvou důvodů: přepravce nesplnil své přímé povinnosti vyplývající ze smlouvy (prodlení, zrušení nákladu, neinformovanost ohledně vozidla atd.), nebo to byl podvodník: při ověřování dokumentů a kontaktních informací byly zjištěny nesrovnalosti (např. falešné pojištění nebo fingované osvědčení o registraci vozidla). Získáváme také informace o nepoctivých přepravcích přímo od zákazníků a sdružení, do nichž patříme.

Informace o odhalených podvodech pravidelně zasíláme dopravním burzám a sdružením. V případě, kdy byly zfalšovány dokumenty reálné dopravní firmy, kontaktujeme skutečného přepravce a upozorníme ho na tuto situaci.

Jaká je obecná rada při výběru dopravní firmy?

Michał Młynarski:

Vždy je nutné dodavatele prověřit, přesněji jejich výskyt na dopravních burzách a v registračních databázích. Kontaktní údaje se nemohou lišit v závislosti na zdroji. Je nutné kontrolovat licence a dokumenty v rejstřících, dostupnost poznávacích značek automobilů v rámci pojištění. Velmi důležité je se ujistit, kdy byla firma založena a zda se její majitel nezměnil. Podvodníci často využívají již existující dopravní a logistické firmy a jednoduše je skoupí. Důležité jsou také reference našich stálých partnerů nebo sdružení profesních přepravců. Věříme faktům a dokumentům, nikoli slovům.